DSGVO in der Personalberatung

23.05.2019 | Stefanie Rasel |

DSGVO — Ein Jahr nach Ende der Übergangsfrist

Die DSGVO feiert am 25. Mai 2019 ihren drit­ten Geburt­stag, zumin­d­est wenn man es genau nimmt, weil sie bere­its am 25. Mai 2016 in Kraft getreten ist. Allerd­ings wurde Unternehmen, Vere­inen und allen anderen Betrof­fe­nen von diesem Tag an eine zwei­jährige Über­gangs­frist zur Umset­zung der in der DSGVO enthal­te­nen Pflicht­en gewährt. Dies hat­te zur Folge, dass sich viele Unternehmen und eben­so Vere­ine erst gegen Ende der Über­gangs­frist mit der DSGVO auseinan­derge­set­zt haben. Während die DSGVO und ihre Anforderun­gen manche Unternehmen regel­recht in Panik ver­set­zten, blieben andere Unternehmen vol­lkom­men gelassen und zeigten sich unbeein­druckt und desin­ter­essiert.

Wie wir mit der DSGVO umge­gan­gen sind, haben wir im ver­gan­genen Jahr in ver­schiede­nen Blog­beiträ­gen beschrieben. Wir waren sehr inter­essiert, informierten und frühzeit­ig und leit­eten erforder­liche Maß­nah­men in die Wege.

Nun ist ein Jahr ver­gan­gen und es stellt sich die Frage, was sich sei­ther getan hat?! Hat die DSGVO merk­liche Verän­derun­gen im Arbeit­sall­t­ag mit sich gebracht?

DSGVO im Recruiting

Zu Beginn der Auseinan­der­set­zung mit der DSGVO sahen wir ins­beson­dere in unserem Geschäfts­bere­ich Recruit­ing sprich­wörtlich den Wald vor lauter Bäu­men nicht. In einem Webi­nar hieß es damals, man brauche zur Ver­ar­beitung und Spe­icherung von Bewer­bung­sun­ter­la­gen eine aus­drück­liche Ein­willi­gung seit­ens der Bewer­ber, weil das Ein­re­ichen der Bewer­bung nicht automa­tisch als Ein­willi­gung zu werten sei – selb­st dann nicht, wenn sie über ein Bewer­bungs­for­mu­lar mit ein­er Opt-in Check­ox ein­gere­icht wer­den würde. Doch sollte man sich ab dem Stich­tag, 25. Mai 2018, tat­säch­lich von jedem Kan­di­dat­en eine explizite Ein­willi­gung ein­holen müssen, um dessen Bewer­bung über­haupt sicht­en und ihn z.B. für ein Inter­view tele­fonisch kon­tak­tieren zu dür­fen? Das kam uns wahrlich sehr abwegig und prax­is­fern vor.

Also stellte sich die Frage, auf welch­er Rechts­grund­lage bzw. durch welchen Legit­i­ma­tion­s­grund die Ver­ar­beitung von Bewer­bung­sun­ter­la­gen als recht­mäßig gilt? Die Rechts­grund­lage der Ver­ar­beitung von Bewer­bung­sun­ter­la­gen ist zunächst § 26 Abs. 1 BDSG-neu, welch­er die Daten­ver­ar­beitung für Zwecke des Beschäf­ti­gungsver­hält­niss­es umfasst. Ohne eine Ver­ar­beitung der per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en ist eine Entschei­dung über die Begrün­dung eines Beschäf­ti­gungsver­hält­niss­es näm­lich nicht möglich.

Bei Erhalt ein­er Bewer­bung ist fol­glich keine Ein­willi­gung des Betrof­fe­nen zur Ver­ar­beitung einzu­holen. Was jedoch getan wer­den muss, ist die Erfül­lung der Infor­ma­tion­spflicht gemäß Artikel 13 DSGVO. In dem Artikel ist genau fest­gelegt, welche Infor­ma­tio­nen dem Betrof­fe­nen bei der Erhe­bung sein­er Dat­en mit­geteilt wer­den müssen. Um der Infor­ma­tion­spflicht nachzukom­men, haben wir unsere Daten­schutzbes­tim­mungen für den Bewer­ber­prozess so for­muliert, dass diese alle erforder­lichen Angaben nach Artikel 13 Absatz 1 sowie Absatz 2 erhal­ten. Wir versenden diese in Verbindung mit ein­er Emp­fangs­bestä­ti­gung nach dem Bewer­bung­sein­gang. Zusät­zlich sind die Daten­schutzbes­tim­mungen jed­erzeit auf unser­er Home­page frei ein­se­hbar.

Einwilligungen sind teilweise unverzichtbar

Doch trotz der recht­mäßi­gen Ver­ar­beitung gemäß § 26 Abs. 1 BDSG-neu sind Ein­willi­gun­gen im Recruit­ing zum Teil unverzicht­bar. Warum? Weil der Ver­wen­dungszweck mit Beendi­gung des für den Kan­di­dat­en rel­e­van­ten Bewer­bung­sprozess­es ent­fällt und somit keine Berech­ti­gung zur weit­eren Ver­ar­beitung oder erneuten Kon­tak­tauf­nahme mehr beste­ht. In diesem Fall soll­ten die Unter­la­gen spätestens nach ein­er Auf­be­wahrungs­dauer von sechs Monat­en gelöscht wer­den.

Soll ein Bewer­ber nach dem eigentlichen Bewer­bung­sprozess in einen Tal­ent­pool aufgenom­men wer­den, so ist eine aus­drück­liche Ein­willi­gung zur weit­eren Spe­icherung und Ver­ar­beitung der per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en sowie zur Kon­tak­tauf­nahme bei passenden Vakanzen zwin­gend erforder­lich. Grund­sät­zlich gilt es dabei, dem Bewer­ber Auswahlmöglichkeit­en hin­sichtlich des zeitlichen Verbleibs im Tal­ent­pool zu gewähren. Wir bieten Bewer­bern beispiel­sweise an, sie für die Dauer eines von ihnen gewählten Zeitraums von 3, 6, 9 oder 12 Monat­en in unseren Tal­ent­pool aufzunehmen. Dazu lassen wir uns die notwendi­gen Ein­willi­gun­gen über ein spezielles, daten­schutzkon­formes Freiga­be-Tool erteilen. Über das Tool kön­nen die Kan­di­dat­en ihre Ein­willi­gung auch jed­erzeit wider­rufen. Sollte dies geschehen, wür­den wir darüber umge­hend informiert wer­den.

Weit­er­hin sind Ein­willi­gun­gen für uns im Recruit­ing ele­men­tar, wenn es um die Weit­er­gabe von Bewer­ber­pro­filen an unsere Auf­tragge­ber geht. Eine Weit­er­leitung von Bewer­ber­pro­filen erfol­gt immer erst dann, wenn dem entsprechen­den Bewer­ber das Unternehmen unseres Kun­den bekan­nt ist und er ein­er Weit­er­leitung zus­timmt. Sollte das Unternehmen nicht seinen Vorstel­lun­gen entsprechen, beste­ht jed­erzeit die Möglichkeit ein­er Weit­er­leitung zu wider­sprechen.

Erfahrungen im Recruiting angesichts der DSGVO

Seit dem 25. Mai 2019 erleben wir es ins­beson­dere bei Ini­tia­tivbe­wer­bun­gen häu­fig, dass die Bewer­ber bere­its in ihrem Anschreiben erwäh­nen, dass sie der Spe­icherung und Ver­ar­beitung ihrer Unter­la­gen aus­drück­lich zus­tim­men. Dies bedeutet für uns jedoch nicht, dass wir auf den Ver­sand unser­er Emp­fangs­bestä­ti­gung mit­samt den Infor­ma­tio­nen über unseren Umgang mit den Bewer­bung­sun­ter­la­gen verzicht­en kön­nen. Es zeigt aber, dass die DSGVO auch Einzug in das Bewusst­sein der Bewer­ber gehal­ten hat, was dur­chaus pos­i­tiv zu werten ist.

Außer­dem wur­den wir im ver­gan­gen Jahr nach dem Ver­sand von Absagen mehrfach gebeten, die per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en sowie die zuge­höri­gen Unter­la­gen aus unserem Bewer­ber­man­age­mentsys­tem zu löschen.

Diesem Wun­sch kom­men wir grund­sät­zlich gerne nach, jedoch erst nach ein­er Auf­be­wahrungs­frist von min­destens drei Monat­en ab dem Beendi­gungszeit­punkt des entsprechen­den Auswahl­prozess­es. Dies hat mehrerlei Gründe. Zum einen sind poten­zielle AGG Kla­gen erst nach drei Monat­en ab dem Zugang der Absage auszuschließen, zum anderen erbrin­gen wir gegenüber unseren Auf­tragge­bern eine Dien­stleis­tung. Fol­glich müssen wir bis zum Pro­jek­tende auskun­fts­fähig bleiben, wenn es um die Anzahl einge­gan­gener Bewer­bun­gen, Absage­gründe und ähn­lich­es geht — natür­lich in anonymisiert­er Form.

Darüber hin­aus erfol­gt im Rah­men ein­er inter­nen Pro­jek­tauswer­tung eine Daten­ver­ar­beitung zu sta­tis­tis­chen Zweck­en, um rel­e­vante KPIs im Recruit­ing auswerten zu kön­nen. Dazu gehören zum Beispiel die Mes­sung der durch­schnit­tlichen Dauer des Bewer­bung­sprozess­es oder die Auswer­tung von Stel­len­börsen nach Bewer­ber­an­zahl. Die Erstel­lung der Sta­tis­tiken erfol­gt auss­chließlich zu unternehmen­seige­nen Zweck­en und anonymisiert auf der Grund­lage von Artikel 6 Abs. 1, Buch­stabe f DSGVO.

Ins­ge­samt haben wir im Recruit­ing bish­er keine neg­a­tiv­en Verän­derun­gen fest­stellen kön­nen, im Gegen­teil. Unser sen­si­bil­isiert­er Umgang mit der The­matik wird von den Bewer­bern pos­i­tiv emp­fun­den und beurteilt. Dadurch, dass wir stan­dar­d­isierte Prozesse etabliert haben, fällt es uns inzwis­chen leicht, die DSGVO im Tages­geschäft umzuset­zen.

DSGVO bei proJob insgesamt

Bei ein­er Gesamt­be­tra­ch­tung unseres Unternehmens haben sich durch die DSGVO ver­schiedene Verän­derun­gen ergeben. Dies ist sicher­lich ein­er guten Sen­si­bil­isierung für die The­matik zu ver­danken, auf­grund der­er wir unsere tech­nis­chen und organ­isatorischen Maß­nah­men fort­laufend kon­trol­lieren und bei Bedarf weit­er opti­mieren.

Da sich pro­Job als agiles und dynamis­ches Unternehmen kon­tinuier­lich weit­er­en­twick­elt und neue Prozesse und Sys­teme ein­führt, ist es unab­d­ing­bar, diese immer auf ihre DSG­VO-Kon­for­mität hin zu prüfen, das Verze­ich­nis der Ver­ar­beitungstätigkeit­en zu erweit­ern und möglicher­weise mit Dien­stleis­tern Auf­tragsver­ar­beitungsverträge abzuschließen.

Welche Erfahrun­gen haben Sie bish­er mit der DSGVO gemacht?

Sie wollen mehr über dieses Thema erfahren?
Sprechen Sie uns direkt an unter +49 221 1390-474 oder schreiben Sie uns:


Jetzt Kontakt aufnehmen

Die Schwierigkeit im Recruiting eines Softwareentwicklers (m/w/d)

Gamification im Personalwesen

Wie hat Ihnen dieser Blogbeitrag gefallen?


1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne (Seien Sie der Erste, der unseren Beitrag bewertet.)
Loading...