Remote Recruiting und Onboarding

07.05.2020 | Samia Boutari |

Am 04.05.2020 war ein aufre­gen­der Tag für mich! Am Mon­tag sind bei einem unser­er Kun­den die ersten neuen Mitar­beit­er, die zum Teil kom­plett „remote“ aus­gewählt wur­den und nun in eine Zeit des Remote-Onboard­ings starten. Was noch vor eini­gen Wochen unmöglich erschien, ist jet­zt gelebte Real­ität.  

Remote-Recruit­ing ja klar – aber für den gesamten Auswahl­prozess? 

Wie auch viele andere Recruiter standen wir Mitte März vor der Sit­u­a­tion, wie wir laufende Recruit­ings weit­er­führen kön­nen, wenn sich alle Ansprech­part­ner bei unseren Kun­den im Home­of­fice befind­en? Videoin­t­er­views als Basis für die Auswahl? Das ein oder andere videobasierte Inter­view hat­ten wir natür­lich schon geführt aber Videoin­t­er­views als Basis für die kom­plette Auswahl, den gesamten Prozess? Geht das? Was sagen unsere Kun­den dazu? Was sagen die Bewer­ber? Wie kann man das genau gestal­ten? 

Eine gute tech­nis­che und daten­schutzkon­forme Basis ist das A und O 

Schon seit eini­gen Jahren treiben wir bei pro­Job die Dig­i­tal­isierung und Pro­fes­sion­al­isierung unsere IT-Sys­teme mas­siv voran. An der Seite haben wir einen her­vor­ra­gen­den IT-Dien­stleis­ter, der auch für eine Per­son­al- und Unternehmens­ber­atung eine immer zen­tralere Rolle ein­nimmt. Microsoft 365 und Teams gehören schon länger zu unser­er Arbeitswelt, insofern war das Tool für die Videoin­t­er­views aber auch die videobasierten Brief­in­gs und Rück­sprachen mit unseren Kun­den sehr schnell gefun­den — zumal bei Teams auch die DSG­VO-Kon­for­mität gegeben ist, die für uns eine sehr große Rolle spielt. 

Struk­turi­erte Videoin­t­er­views von der Vorauswahl bis hin zum entschei­den­den Inter­view 

An ober­ster Stelle stand für uns in der neuen Sit­u­a­tion Mitte März der inten­sive und offene Aus­tausch mit unseren Kun­den und Kan­di­dat­en. Die Offen­heit und auch Flex­i­bil­ität von allen Seit­en auf diese Sit­u­a­tion zu reagieren, hat uns wirk­lich begeis­tert. Jed­er war daran inter­essiert, in der vor­liegen­den Sit­u­a­tion die beste Lösung zu find­en und ist unvor­ein­genom­men an die neue Sit­u­a­tion herange­gan­gen. Und dass, obwohl jed­er Beteiligte, trotz des let­ztlich gle­ichen Ziels, eigene Her­aus­forderun­gen hat­te. 

Für uns als Berater war es der Wun­sch, den Kun­den und die Bewer­ber auch weit­er­hin best­möglich durch den Auswahl­prozess zu begleit­en und die Güte unser­er Auswahltätigkeit beibehal­ten zu kön­nen. Für unsere Kun­den stand eben­so stark im Fokus, den best­möglichen Kan­di­dat­en für die jew­eils vakante Posi­tion zu find­en und auszuwählen. Und für unsere Bewer­ber bestand die Her­aus­forderung darin, sich auch dig­i­tal best­möglich zu präsen­tieren und ein gutes Gefühl für den poten­ziellen neuen Arbeit­ge­ber zu gewin­nen.  

Wie sind wir bei den videobasierten Inter­views genau vorge­gan­gen? Wie auch in den tele­fonis­chen und per­sön­lichen Inter­views haben wir die videobasierten Inter­views sehr gut vor­bre­it­et und sehr struk­turi­ert durchge­führt. Hier bedi­enen wir uns u.a. auch der STAR-Meth­ode – eine aus den USA kom­mende for­male Befra­gung­stech­nik für Bewer­bungs­ge­spräche, um umfassende Infor­ma­tio­nen über die Fähigkeit­en und Ver­hal­tensweisen eines Bewer­bers in einem bes­timmten Sit­u­a­tion­skon­text zu erhal­ten (Def­i­n­i­tion Wikipedia). STAR ste­ht hier für Sit­u­a­tion, Task, Action und Result.  

Wie gelingt es aber darüber hin­aus noch mehr Qual­ität in die Auswahl ein­fließen zu lassen? Als sehr hil­fre­ich hat sich für uns auch die Durch­führung von posi­tions­be­zo­ge­nen Cas­es erwiesen, die sehr gut auch in dig­i­tale Inter­view­prozesse einge­bun­den wer­den kön­nen. So sind (vor­bere­it­ete) Cas­es z. B. auch per Bild­schir­müber­tra­gung möglich und auch Fall­beispiele und Rol­len­spiele kön­nen sehr gut einge-bun­den wer­den. Bei einem vor­bere­it­eten Case kann der Kan­di­dat z. b. per Bild­schir­müber­tra­gung durch die Slides führen.  

Ein­satz von Eig­nungs­di­ag­nos­tik im Remote-Recruit­ing 

Um ger­ade bei videobasierten Inter­views eine noch höhere Auswahlqual­ität zu erzie­len, hat auch der Ein­satz eig­nungs­di­ag­nos­tis­ch­er Testver­fahren eine große Bedeu­tung. Diese kön­nen von den Bewer­bern eben­so remote durchge­führt wer­den, was seit­ens der Bewer­ber als sehr angenehm emp­fun­den wird und auf eine pos­i­tive Can­di­date Expe­ri­ence ein­zahlt. Ver­schiedene Anbi­eter bieten Tests für alle möglichen Merk­mals­bere­iche (zum Beispiel kog­ni­tive Leis­tungs­fähigkeit, Per­sön­lichkeit, Inter­essen, Cul­tur­al Fit) an, mit denen Eig­nung und Pas­sung von Bewer­ber aus­geleuchtet wer­den kön­nen. pro­Job arbeit­et hier u.a. seit vie­len Jahren mit den Per­sön­lichkeit­stests der Bochumer Ruhr-uni­ver­sität von Dr. Hossiep (BIP, BIF, etc.) und wird zukün­ftig auch ein Tool zur Mes­sung des Cul­tur­al Fit anbi­eten, welch­es eben­so dig­i­tal durchge­führt wer­den kann. 

Virtuelles Ken­nen ler­nen des Arbeit­ge­bers  

Wenn der Recruit­ing­prozess remote durchge­führt wer­den muss, ist es trotz­dem, möglich auch mehr über das Unternehmen und die neuen Kol­le­gen zu erfahren. So ist es im Rah­men des Auswahl­prozess­es möglich, virtuell das Team ken­nen zu ler­nen und/oder einen virtuellen Pro­be­tag durchzuführen. Die Tech­nik bietet hier über Tools wie Teams sehr gute Möglichkeit­en, den Mitar­beit­ern virtuell über die Schul­ter zu schauen. Auch ein virtueller Haus­rundgang kann einen sehr guten ersten Ein­druck ver­schaf­fen. 

Diese gesamte Vorge­hensweise set­zt bei allen Beteiligten ein hohes Maß an Offen­heit, Flex­i­bil­ität und sehr gute Vor­bere­itung voraus. Wir haben uns gemein­sam mit unseren Kun­den und Bewer­bern dieser Her­aus­forderung gestellt und sind dafür belohnt wor­den. Der Auswahl­prozess kon­nte auf einem hohen qual­i­ta­tiv­en Niveau in einem vernün­fti­gen Zeitraum pro­fes­sionell durchge­führt wer­den. 

Remote aus­gewählt – und was dann? Wie kann Remote Onboard­ing funk­tion­ieren? 

Da der Ein­stieg­ster­min der neu aus­gewählten und eingestell­ten Kan­di­dat­en immer näher rück­te, sich der Großteil der Belegschaft unseres Kun­den jedoch im Home­of­fice befand, stand für uns schnell fest, unseren Kun­den auch beim (Remote-) Onboard­ing zu unter­stützen. Eine ganze Rei­he hil­fre­ich­er und wertvoller Webina­re zum Wis­sensauf­bau später, erstand im Auf­trag unseres Kun­den ein umfassendes Remote-Onboard­ing-Konzept inklu­sive eines kun­den­spez­i­fis­chen Ablauf­plans. Der Ablauf­plan umfasste den gesamten Prozess von der Pre­board­ing­phase (Zeitraum zwis­chen der Ver­trag­sunter-schrift und dem ersten Arbeit­stag) bis hin zum eigentlichen Onboard­ing. Wir haben fest­gelegt welche Abteilung zu welchem Zeit­punkt welche Auf­gaben hat und kon­nten den Prozess so für alle klar ersichtlich struk­turi­eren. Im Fokus unser aller Aktiv­itäten stand der neue Mitar­beit­er, dem es ermöglicht wer­den sollte, eine gute Bindung zum neuen Arbeit­ge­ber aufzubauen und seine Äng­ste in dieser unruhi­gen Zeit zu nehmen. Unser Leit­fan­den hat alle Beteiligten sen­si­bil­isiert, wie wichtig ein gutes Onboard­ing ger­ade in unsicheren Zeit­en für einen neuen Mitar­beit­er ist. Und wie wichtig es vor allem ist, sich auf etwas Neues einzu­lassen – ganz nach unserem Mot­to des Titel­bildes – Das haben wir noch nie pro­biert, also geht es sich­er gut! 

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