Verliert Höflichkeit durch die DSGVO an Stellenwert?

24.04.2018 | Stefanie Rasel | Personal & Management

Wer ken­nt das fol­gende Szenario nicht? Sie haben Geburt­stag und es erre­ichen Sie viele Grat­u­la­tio­nen auf den unter­schiedlich­sten Wegen. Nicht nur aus Ihrem pri­vat­en Umfeld, son­dern häu­fig auch von Geschäft­skon­tak­ten. Die Band­bre­ite der Grat­u­la­tion­swege ist groß: per Text- oder Sprach­nachricht in What­App, per E‑Mail oder SMS, per Face­book, Xing und über andere soziale Medi­en oder gar per Post oder als Anruf. Zusät­zlich erhal­ten Sie diverse Glück­wun­schmails von ver­schiede­nen Unternehmen, in denen in der Regel lock­ende Geburt­stagsra­bat­te enthal­ten sind.
Wer Geburt­stag hat, kon­nte sich bish­er der Aufmerk­samkeit ander­er sich­er sein — unab­hängig davon, ob dies aus­drück­lich gewün­scht war oder nicht. Dies wird sich durch die DSGVO voraus­sichtlich ändern.

Woher nehmen Gratulanten die Geburtstagsinformation?

In Ihrem pri­vat­en Umkreis wird es kein Geheim­nis sein, wann Sie Geburt­stag haben. Ger­ade im Fre­un­des- und engeren Bekan­ntenkreis ist die gegen­seit­ige Geburt­stags­grat­u­la­tion eine Selb­stver­ständlichkeit. Dies wird sich auch durch die DSGVO nicht ändern. Auch wenn es natür­lich nicht auszuschließen ist, dass der ein oder andere Ihren Geburt­stag ver­gisst und Ihnen ver­spätet grat­uliert.
Inter­es­san­ter sind die Fra­gen, a) woher Ihre Geschäft­skon­tak­te sowie die ver­schiede­nen Unternehmen diese Infor­ma­tion nehmen und b) ob sie diese im Rah­men der DSGVO zum Zwecke der Grat­u­la­tion nutzen dür­fen?
Woher die Infor­ma­tion stammt, ist grund­sät­zlich nicht schw­er zu beant­worten. Haben Sie vielle­icht einen Newslet­ter abon­niert, besitzen Sie eine Kun­denkarte, haben Sie während ein­er Online-Bestel­lung Ihr Geburts­da­tum angegeben oder haben Sie Ihr Geburts­da­tum in Xing öffentlich sicht­bar freigegeben? Dann ist dies die Antwort auf die Ursprungs­frage a).

Ist die Nutzung des Geburtsdatums zu Gratulationszwecken in Anbetracht der DSGVO legitim?

Die Antwort ist zunächst NEIN! Es sei denn, Sie haben expliz­it Ihre Ein­willi­gung dazu gegeben. Wie bere­its im let­zten Blog­beitrag zur DSGVO erwäh­nt, gilt näm­lich ein Ver­bot mit Erlaub­nisvor­be­halt. Art. 5 der DSGVO beschreibt die Grund­sätze für die Ver­ar­beitung per­so­n­en­be­zo­gen­er Dat­en. Darin wird neben ein­er Zweck­bindung auch eine Daten­min­imierung vorge­se­hen. Dies bedeutet, dass per­so­n­en­be­zo­gene Dat­en nur für fest­gelegte und ein­deutige Zwecke nur im notwendi­gen Umfang erhoben und ver­wen­det wer­den dür­fen. Die DSGVO sieht also eine Zweck­bindung vor. Geben Sie Ihr Geburts­da­tum zur Abwick­lung eines Ver­trages an, weil Sie zum Beispiel Ihre Volljährigkeit nach­weisen müssen, ist damit nicht gerecht­fer­tigt, dass Ihnen der Händler auch zum Geburt­stag grat­uliert. In diesem Falle läge eine Zweck­ent­bindung vor, weil der Händler Ihr Geburts­da­tum zu einem anderen Zweck ver­ar­beit­en würde als es ursprünglich vorge­se­hen war. Bed­ingt durch die DSGVO ist dazu in Zukun­ft eine aus­drück­liche Ein­willi­gung Ihrer­seits notwendig. Sie müssen zukün­ftig zus­tim­men, dass Ihre per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en zum Zwecke der Grat­u­la­tion genutzt wer­den dür­fen.

Wie sieht es mit weiteren Anlässen zur Gratulation aus?

Die Grat­u­la­tion zu Jubiläen, Hochzeit­sta­gen und ähn­lichen Anlässen erfordert, eben­so wie die Geburt­stags­grat­u­la­tion, die Ein­willi­gung der betrof­fe­nen Per­son. Dies mag zunächst bizarr klin­gen, wird jedoch im Rah­men der DSGVO Real­ität. Was bedeutet das nun für Sie? Besten­falls lassen Sie sich durch eine Ein­ver­ständ­nis­erk­lärung die Ver­ar­beitung von per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en zu Grat­u­la­tion­szweck­en freigeben. Zugegeben­er­maßen klingt eine Frage á la: „Darf ich Ihnen zum Geburt­stag grat­ulieren?“ nicht beson­ders ele­gant, aber Sie soll­ten bedenken, dass wenn Ihnen jemand einen Ver­stoß gegen die Daten­schutz­grund­verord­nung anheften möchte die Grat­u­la­tion ohne explizite Ein­willi­gung ein denkbares Ein­fall­stor ist.

Gibt es ein Gewohnheitsrecht hinsichtlich Gratulationen oder Weihnachts-/Ostergrüßen?

Das Argu­ment, dass bish­er jährlich Grat­u­la­tio­nen aus­ge­sprochen oder Wei­h­nachts- bzw. Oster­grüße ver­schickt wur­den, ist im Sinne der DSGVO kein Legit­imi­a­tion­s­grund für die Ver­ar­beitung per­so­n­en­be­zo­gen­er Dat­en. Eine geschäftliche E‑Mail-Adresse gilt übri­gens auch als per­so­n­en­be­zo­genes Datum, sodass eine Gruß- bzw. Grat­u­la­tion­s­mail an eine geschäftliche E‑Mail-Adresse eben­falls ohne Ein­willi­gung des Betrof­fe­nen zu unter­lassen ist. Bedauer­licher­weise greifen in diesen Fällen wed­er die Argu­men­ta­tion der Kun­den­bindung noch die des Beziehungs­man­age­ments. Sie erin­nern sich vielle­icht an die Auflis­tung der Legit­i­ma­tion­s­gründe für die Ver­ar­beitung per­so­n­en­be­zo­gen­er Dat­en, auf die wir in unserem let­zten Beitrag zur DSGVO (https://www.projob.de/news/noch-sechs-wochen-bis-zur-dsgvo/) aufmerk­sam gemacht haben. Diese sind in Art. 6 Absatz 1 DSGVO enthal­ten. Nach ver­bre­it­eter Mei­n­ung sind Grat­u­la­tio­nen und Fest­tags­grüße nicht als berechtigtes Inter­esse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Buch­stabe f zu werten.

Was bedeutet das konkret für das Kunden- bzw. Beziehungsmanagement?

Am besten über­legen Sie sich, welche Bedeu­tung Sie Grat­u­la­tio­nen oder Fest­tags­grüßen beimessen und ob Sie in Zukun­ft darauf verzicht­en kön­nen und möcht­en. Wenn Sie dies verneinen, soll­ten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie sich die Ein­willi­gung am ele­gan­testen ein­holen. Natür­lich wer­den Sie auch Geschäft­skon­tak­te haben, mit denen Sie ein nahezu fre­und­schaftlich­es Ver­hält­nis pfle­gen, in diesem Fall ist die Wahrschein­lichkeit, dass Ihnen die betrof­fene Per­son etwas Bös­es will, zwar äußerst ger­ing, den­noch soll­ten Sie vielle­icht nach­fra­gen, wie die betrof­fene Per­son die Geburt­stags­grüße empfind­et und ob dies nach wie vor gewün­scht ist. Offene Kom­mu­nika­tion und Trans­parenz sind hier die Schlag­worte.

Welche Meinung vertreten Sie hinsichtlich Gratulationen und Festtagsgrüßen?

Glauben Sie, dass das Ver­bot mit Erlaub­nisvor­be­halt das Ende der Höflichkeit bedeutet? Hin­ter­lassen Sie uns dazu gerne einen Kom­men­tar. Wir sind ges­pan­nt, was Sie darüber denken.
Her­zliche Grüße,
Ihr pro­Job Team
PS: Abschließend möchte ich Sie darauf hin­weisen, dass unsere Beiträge zur DSGVO wed­er eine indi­vidu­elle Rechts­ber­atung erset­zen kön­nen noch sollen. Unsere Beiträge basieren zwar auf unser­er inten­siv­en Auseinan­der­set­zung mit dem The­ma, den­noch enthal­ten sie keine rechtlich verbindlichen Infor­ma­tio­nen.

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