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Unsere Datenschutzbestimmungen im Bereich Recruiting

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die proJob Personal- und Unternehmensberatung GmbH, Im Mediapark 5a, 50670 Köln (im Folgenden als „wir“ bezeichnet), ist Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Als Personalberatung werden wir von Unternehmen vertraglich damit beauftragt, qualifizierte Bewerber und Bewerberinnen für offene Fach- und Führungspositionen anzusprechen, zu selektieren und zu präsentieren, damit unsere Kunden basierend auf unserer Vorauswahl entscheiden können, mit welchen der Kandidaten und Kandidatinnen sie den jeweiligen Auswahlprozess fortführen möchten, um letztlich zu entscheiden, wer eingestellt wird.

Die gesamte Datenverarbeitung im Bereich Recruiting erfolgt im Rahmen von Such- und Auswahlprozessen und dient der Durchführung und Abwicklung dieser.

Haben Sie sich konkret auf eine Stellenausschreibung beworben, verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Prüfung Ihrer potenziellen Eignung für ebendiese zu besetzende Position. Sollten wir keine ideale Passung zwischen Ihrem Profil und der zu besetzenden Position feststellen können, aber der Ansicht sein, dass Ihr Profi für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihnen anbieten, Sie in unseren Talentpool aufzunehmen. Dazu holen wir uns vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung ein.

Haben Sie sich initiativ bei uns beworben, werden Ihre Daten dahingehend geprüft, ob Ihr Kandidatenprofil zu einer unserer derzeitigen Vakanzen passt. Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Initiativbewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihnen anbieten, Sie in unseren Talentpool aufzunehmen. Dazu holen wir uns vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung ein.

Ihre Kommunikationsdaten nutzen wir ausschließlich dazu, mit Ihnen bezüglich des Bewerbungsverfahrens zu kommunizieren. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen ist dabei § 26 Abs. 1 BDSG-neu, die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Ohne eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht möglich.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage ist dabei ein berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f DSGVO. Dieses liegt beispielsweise vor, um einer Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nachkommen zu können.

Zusätzlich erfolgt eine Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken, um unsere KPIs im Recruiting auswerten zu können. Dazu gehören zum Beispiel die Messung der durchschnittlichen Dauer des Bewerbungsprozesses oder die Auswertung von Stellenbörsen nach Bewerberanzahl. Die Erstellung der Statistiken erfolgt ausschließlich zu unternehmenseigenen Zwecken und erfolgt anonymisiert. Diese Verarbeitung stützt sich ebenfalls auf die Grundlage von Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f DSGVO.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren und Ihr Einverständnis abfragen.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Die Vakanzen sollen mit fachlich und persönlich geeigneten sowie grundsätzlich wechselwilligen Personen besetzt werden. Daher benötigen wir insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze), Ihre Kontaktdaten (wie Ihre Anschrift, private (Mobil-)Telefonnummer, private E-Mail-Adresse) sowie die gängigen Unterlagen eines Bewerbungsverfahrens. Diese umfassen in der Regel Anschreiben, Lebenslauf, Schul-, Ausbildungs-, Universitäts-, Fachhochschul- sowie Arbeitszeugnisse und weitere Zertifikate. Die Dokumente enthalten Angaben zu Qualifikationen, bisherigen Tätigkeiten, Kompetenzen und Leistungen. Soweit Sie uns Informationen zu Ihrem aktuellen oder angestrebten Einkommen sowie zu Ihrer Verfügbarkeit und Mobilitätsbereitschaft mitteilen, werden diese ebenfalls im Rahmen des Auswahlprozesses verwendet.

Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit) freiwillig mitteilen, findet eine Verarbeitung nur dann statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand dies rechtfertigt.

Referenzen werden nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung von Ihnen genannten Referenzgebern eingeholt.

Darüber hinaus können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise die Angaben aus einem Profil in beruflichen Netzwerken (z.B. Xing und LinkedIn).

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden wir sechs Monate nach Beendigung des Auswahlprozesses löschen. Es sei denn, proJob wird von Ihnen vor Ablauf dieser Frist durch eine separate Einwilligungserklärung bemächtigt, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu speichern und für zukünftige mutmaßlich zu Ihrem Profil passende Vakanzen und zugehörige Auswahlprozesse zu verarbeiten.

Welche Kategorien von Empfängern Daten gibt es?

Die von uns erfassten und verarbeiteten Daten werden in unserem Bewerbermanagementsystem gespeichert, auf das nur unsere internen Mitarbeiter Zugriff haben. Alle Mitarbeiter der proJob Personal- und Unternehmensberatung GmbH sind zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Im Rahmen eines Auswahlprozesses im Kundenauftrag erhält neben proJob das konkret suchende Unternehmen, für dessen Stelle Sie sich beworben haben, Ihre Daten und zwar nur die Personen und Stellen, die diese für die Einstellungsentscheidung und zur Erfüllung vor-/vertraglicher Maßnahmen sowie gesetzlicher Pflichten benötigen. Eine Weiterleitung Ihrer Bewerbung erfolgt immer erst dann, wenn Ihnen das Unternehmen unseres Kunden bekannt ist. Haben Sie sich auf eine anonymisierte Stellenausschreibung hin bei uns beworben, klären wir Sie vor der Weiterleitung Ihres Profils über unseren Kunden auf und holen uns Ihr Einverständnis zu dessen Weiterleitung ein. Sollte das Unternehmen unseres Kunden nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen.

Eine Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht, es sei denn die Personalabteilung unseres Kunden ist an einem Standort außerhalb der EU angesiedelt.

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie können uns gegenüber jederzeit die Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder den Widerspruch der Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten verlangen (die Verarbeitung der Daten bis zu diesem Zeitpunkt bleibt aber rechtmäßig). Ebenso besteht das Recht um Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie das Recht der Datenübertragbarkeit. Es besteht zusätzlich ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde NRW.

Kontaktmöglichkeit zur Datenschutzaufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Haben Sie Fragen bezüglich unseres Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten oder möchten Sie von eines Ihrer Rechte geltend machen, können Sie sich jederzeit an info@projob.de wenden oder uns unter der Nummer +49 (0) 221 1390474 kontaktieren.