Executive Assistant und Travel Manager (m/w/d)

Innerhalb der Messe Frankfurt-Familie ist Mesago mit Hauptsitz in Stuttgart auf B2B-Formate zu aktuellen Technologie-Themen spezialisiert. Unsere Wurzeln liegen auf dem Gebiet der Fachmessen und Konferenzen, doch in den letzten Jahren haben wir um unsere bewährten Formate herum auch neue Kommunikationsplattformen kreiert. So bringen wir die führenden Player aus Industrie und Wissenschaft persönlich, digital oder auch hybrid zusammen und sind immer auf dem aktuellen Stand der Entwicklungen – Welcome to the Future!

Um unsere spannenden Geschäftsfelder weiterzuentwickeln, suchen wir neue Kolleg*innen mit Leidenschaft und frischen Ideen. Unsere Mitarbeitenden können die Zukunft unseres Unternehmens aktiv mitgestalten und wir bieten Ihnen dafür ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Eigenverantwortung.

Unser Geschäftsführungs-Duo pflegt Kontakte zu nationalen und internationalen Stakeholdern und leitet unsere rund 150 Mitarbeitenden an den Standorten Stuttgart und Frankfurt. Um einen reibungslosen Ablauf von Tagesgeschäft und Dienstreisen zu gewährleisten, suchen wir eine kontaktfreudige und vorausschauend denkende Persönlichkeit, die den beiden den Rücken freihält, gleichzeitig aber über eine hohe emotionale Intelligenz verfügt und die Tür für unsere Mitarbeitenden offen hält.

Passt das zu Ihnen?

Dann bewerben Sie sich bei uns als Executive Assistant und Travel Manager (m/w/d) am Standort Stuttgart zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

WELCHEN BEREICH SIE BEI UNS MITGESTALTEN KÖNNEN

• In dieser Position unterstützen Sie unsere Geschäftsführung bei operativen Aufgaben sowie allen organisatorischen Belangen des Tagesgeschäfts und bereiten Informationen in Form von Präsentationen und Analysen anschaulich auf.
• Sie planen und koordinieren proaktiv die Termine der Geschäftsführung, übernehmen die allgemeine telefonische und schriftliche Korrespondenz und fungieren als Schnittstelle zu Stakeholdern innerhalb sowie außerhalb des Messe Frankfurt-Konzerns.
• Sie organisieren Meetings und interne Veranstaltungen, bereiten Tagungen vor und betreuen Besucher und Gäste.
• Des Weiteren übernehmen Sie die Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der beiden Geschäftsführer.
• Sie verantworten darüber hinaus auch generell das Reisemanagement (Einzel und Gruppe) unseres Unternehmens. Dazu gehört insbesondere die Buchung von Flügen, Hotels, Bahnfahrten und Mietwagen.
• Schließlich unterstützen Sie die Mitarbeitenden auch bei Visa-Anträgen und stellen Reiseinformationen zusammen.

WAS SIE MITBRINGEN SOLLTEN

• Sehr gute Voraussetzungen für diese Position bringen Sie mit, wenn Sie über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Assistenzbereich verfügen – idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Zu Ihren Stärken gehören neben einer strukturierten und eigenverantwortlichen Arbeitsweise auch eine hohe Serviceorientierung, unternehmerisches und vorausschauendes Denken sowie ein hervorragendes Zeitmanagement.
• Dank Ihres Organisationstalents setzen Sie in einem dynamischen Arbeitsumfeld die richtigen Prioritäten und bewahren einen „kühlen Kopf“ und ein Lächeln auf den Lippen, auch wenn es mal hoch hergeht
• Wenn Sie zudem über Erfahrungen im Reisemanagement sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch verfügen, sollten wir uns kennenlernen.

WAS SIE VON UNS ERWARTEN KÖNNEN

• Herzliche, motivierte Kolleg*innen in einem dynamischen Unternehmen
• Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben
• Ein modernes Büro in zentraler Lage
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag sowie ein attraktives Gehaltspaket
• Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Zeiterfassung und Überstundenausgleich
• 50 % der Arbeitszeit in Form von mobilem Arbeiten möglich
• Ergonomische Schreibtische, Getränke sowie vielfältige Angebote zur Gesundheitsförderung
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen

Finden Sie, das klingt gut? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung an die von uns beauftragte Personalberatung mit Angabe des Gehaltswunsches, einer Information, wo Sie auf diese Position aufmerksam geworden sind und des möglichen Eintrittsdatums.

Informieren Sie sich auf unserer Internetseite über weitere Benefits für Mesago-Mitarbeitende und lassen Sie sich von Ihren künftigen Kolleg*innen einen Einblick hinter die Kulissen geben.

MESAGO MESSE FRANKFURT GMBH

Als Tochterunternehmen der Messe Frankfurt GmbH schaffen wir mit 150 Mitarbeitern und Hauptsitz in Stuttgart Plattformen, auf denen sich internationale Technologie-Experten mit Gleichgesinnten austauschen und damit Innovationen vorantreiben, die die Welt verändern. Mehr als 110.000 Menschen heißen wir in Spitzenjahren auf unseren Veranstaltungen willkommen.