DSGVO in der Personalberatung

Unser DSGVO Hero feiert am 25. Mai Geburtstag

DSGVO — Ein Jahr nach Ende der Übergangsfrist

Die DSGVO fei­ert am 25. Mai 2019 ihren drit­ten Geburts­tag, zumin­dest wenn man es genau nimmt, weil sie bereits am 25. Mai 2016 in Kraft getre­ten ist. Aller­dings wur­de Unter­neh­men, Ver­ei­nen und allen ande­ren Betrof­fe­nen von die­sem Tag an eine zwei­jäh­ri­ge Über­gangs­frist zur Umset­zung der in der DSGVO ent­hal­te­nen Pflich­ten gewährt. Dies hat­te zur Fol­ge, dass sich vie­le Unter­neh­men und eben­so Ver­ei­ne erst gegen Ende der Über­gangs­frist mit der DSGVO aus­ein­an­der­ge­setzt haben. Wäh­rend die DSGVO und ihre Anfor­de­run­gen man­che Unter­neh­men regel­recht in Panik ver­setz­ten, blie­ben ande­re Unter­neh­men voll­kom­men gelas­sen und zeig­ten sich unbe­ein­druckt und des­in­ter­es­siert.

Wie wir mit der DSGVO umge­gan­gen sind, haben wir im ver­gan­ge­nen Jahr in ver­schie­de­nen Blog­bei­trä­gen beschrie­ben. Wir waren sehr inter­es­siert, infor­mier­ten und früh­zei­tig und lei­te­ten erfor­der­li­che Maß­nah­men in die Wege.

Nun ist ein Jahr ver­gan­gen und es stellt sich die Fra­ge, was sich seit­her getan hat?! Hat die DSGVO merk­li­che Ver­än­de­run­gen im Arbeits­all­tag mit sich gebracht?

DSGVO im Recruiting

Zu Beginn der Aus­ein­an­der­set­zung mit der DSGVO sahen wir ins­be­son­de­re in unse­rem Geschäfts­be­reich Recrui­t­ing sprich­wört­lich den Wald vor lau­ter Bäu­men nicht. In einem Webi­nar hieß es damals, man brau­che zur Ver­ar­bei­tung und Spei­che­rung von Bewer­bungs­un­ter­la­gen eine aus­drück­li­che Ein­wil­li­gung sei­tens der Bewer­ber, weil das Ein­rei­chen der Bewer­bung nicht auto­ma­tisch als Ein­wil­li­gung zu wer­ten sei – selbst dann nicht, wenn sie über ein Bewer­bungs­for­mu­lar mit einer Opt-in Check­ox ein­ge­reicht wer­den wür­de. Doch soll­te man sich ab dem Stich­tag, 25. Mai 2018, tat­säch­lich von jedem Kan­di­da­ten eine expli­zi­te Ein­wil­li­gung ein­ho­len müs­sen, um des­sen Bewer­bung über­haupt sich­ten und ihn z.B. für ein Inter­view tele­fo­nisch kon­tak­tie­ren zu dür­fen? Das kam uns wahr­lich sehr abwe­gig und pra­xis­fern vor.

Also stell­te sich die Fra­ge, auf wel­cher Rechts­grund­la­ge bzw. durch wel­chen Legi­ti­ma­ti­ons­grund die Ver­ar­bei­tung von Bewer­bungs­un­ter­la­gen als recht­mä­ßig gilt? Die Rechts­grund­la­ge der Ver­ar­bei­tung von Bewer­bungs­un­ter­la­gen ist zunächst § 26 Abs. 1 BDSG-neu, wel­cher die Daten­ver­ar­bei­tung für Zwe­cke des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses umfasst. Ohne eine Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ist eine Ent­schei­dung über die Begrün­dung eines Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses näm­lich nicht mög­lich.

Bei Erhalt einer Bewer­bung ist folg­lich kei­ne Ein­wil­li­gung des Betrof­fe­nen zur Ver­ar­bei­tung ein­zu­ho­len. Was jedoch getan wer­den muss, ist die Erfül­lung der Infor­ma­ti­ons­pflicht gemäß Arti­kel 13 DSGVO. In dem Arti­kel ist genau fest­ge­legt, wel­che Infor­ma­tio­nen dem Betrof­fe­nen bei der Erhe­bung sei­ner Daten mit­ge­teilt wer­den müs­sen. Um der Infor­ma­ti­ons­pflicht nach­zu­kom­men, haben wir unse­re Daten­schutz­be­stim­mun­gen für den Bewer­ber­pro­zess so for­mu­liert, dass die­se alle erfor­der­li­chen Anga­ben nach Arti­kel 13 Absatz 1 sowie Absatz 2 erhal­ten. Wir ver­sen­den die­se in Ver­bin­dung mit einer Emp­fangs­be­stä­ti­gung nach dem Bewer­bungs­ein­gang. Zusätz­lich sind die Daten­schutz­be­stim­mun­gen jeder­zeit auf unse­rer Home­page frei ein­seh­bar.

Einwilligungen sind teilweise unverzichtbar

Doch trotz der recht­mä­ßi­gen Ver­ar­bei­tung gemäß § 26 Abs. 1 BDSG-neu sind Ein­wil­li­gun­gen im Recrui­t­ing zum Teil unver­zicht­bar. War­um? Weil der Ver­wen­dungs­zweck mit Been­di­gung des für den Kan­di­da­ten rele­van­ten Bewer­bungs­pro­zes­ses ent­fällt und somit kei­ne Berech­ti­gung zur wei­te­ren Ver­ar­bei­tung oder erneu­ten Kon­takt­auf­nah­me mehr besteht. In die­sem Fall soll­ten die Unter­la­gen spä­tes­tens nach einer Auf­be­wah­rungs­dau­er von sechs Mona­ten gelöscht wer­den.

Soll ein Bewer­ber nach dem eigent­li­chen Bewer­bungs­pro­zess in einen Talent­pool auf­ge­nom­men wer­den, so ist eine aus­drück­li­che Ein­wil­li­gung zur wei­te­ren Spei­che­rung und Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten sowie zur Kon­takt­auf­nah­me bei pas­sen­den Vakan­zen zwin­gend erfor­der­lich. Grund­sätz­lich gilt es dabei, dem Bewer­ber Aus­wahl­mög­lich­kei­ten hin­sicht­lich des zeit­li­chen Ver­bleibs im Talent­pool zu gewäh­ren. Wir bie­ten Bewer­bern bei­spiels­wei­se an, sie für die Dau­er eines von ihnen gewähl­ten Zeit­raums von 3, 6, 9 oder 12 Mona­ten in unse­ren Talent­pool auf­zu­neh­men. Dazu las­sen wir uns die not­wen­di­gen Ein­wil­li­gun­gen über ein spe­zi­el­les, daten­schutz­kon­for­mes Frei­ga­be-Tool ertei­len. Über das Tool kön­nen die Kan­di­da­ten ihre Ein­wil­li­gung auch jeder­zeit wider­ru­fen. Soll­te dies gesche­hen, wür­den wir dar­über umge­hend infor­miert wer­den.

Wei­ter­hin sind Ein­wil­li­gun­gen für uns im Recrui­t­ing ele­men­tar, wenn es um die Wei­ter­ga­be von Bewer­ber­pro­fi­len an unse­re Auf­trag­ge­ber geht. Eine Wei­ter­lei­tung von Bewer­ber­pro­fi­len erfolgt immer erst dann, wenn dem ent­spre­chen­den Bewer­ber das Unter­neh­men unse­res Kun­den bekannt ist und er einer Wei­ter­lei­tung zustimmt. Soll­te das Unter­neh­men nicht sei­nen Vor­stel­lun­gen ent­spre­chen, besteht jeder­zeit die Mög­lich­keit einer Wei­ter­lei­tung zu wider­spre­chen.

Erfahrungen im Recruiting angesichts der DSGVO

Seit dem 25. Mai 2019 erle­ben wir es ins­be­son­de­re bei Initia­tiv­be­wer­bun­gen häu­fig, dass die Bewer­ber bereits in ihrem Anschrei­ben erwäh­nen, dass sie der Spei­che­rung und Ver­ar­bei­tung ihrer Unter­la­gen aus­drück­lich zustim­men. Dies bedeu­tet für uns jedoch nicht, dass wir auf den Ver­sand unse­rer Emp­fangs­be­stä­ti­gung mit­samt den Infor­ma­tio­nen über unse­ren Umgang mit den Bewer­bungs­un­ter­la­gen ver­zich­ten kön­nen. Es zeigt aber, dass die DSGVO auch Ein­zug in das Bewusst­sein der Bewer­ber gehal­ten hat, was durch­aus posi­tiv zu wer­ten ist.

Außer­dem wur­den wir im ver­gan­gen Jahr nach dem Ver­sand von Absa­gen mehr­fach gebe­ten, die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten sowie die zuge­hö­ri­gen Unter­la­gen aus unse­rem Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­tem zu löschen.

Die­sem Wunsch kom­men wir grund­sätz­lich ger­ne nach, jedoch erst nach einer Auf­be­wah­rungs­frist von min­des­tens drei Mona­ten ab dem Been­di­gungs­zeit­punkt des ent­spre­chen­den Aus­wahl­pro­zes­ses. Dies hat meh­rer­lei Grün­de. Zum einen sind poten­zi­el­le AGG Kla­gen erst nach drei Mona­ten ab dem Zugang der Absa­ge aus­zu­schlie­ßen, zum ande­ren erbrin­gen wir gegen­über unse­ren Auf­trag­ge­bern eine Dienst­leis­tung. Folg­lich müs­sen wir bis zum Pro­jek­ten­de aus­kunfts­fä­hig blei­ben, wenn es um die Anzahl ein­ge­gan­ge­ner Bewer­bun­gen, Absa­ge­grün­de und ähn­li­ches geht — natür­lich in anony­mi­sier­ter Form.

Dar­über hin­aus erfolgt im Rah­men einer inter­nen Pro­jekt­aus­wer­tung eine Daten­ver­ar­bei­tung zu sta­tis­ti­schen Zwe­cken, um rele­van­te KPIs im Recrui­t­ing aus­wer­ten zu kön­nen. Dazu gehö­ren zum Bei­spiel die Mes­sung der durch­schnitt­li­chen Dau­er des Bewer­bungs­pro­zes­ses oder die Aus­wer­tung von Stel­len­bör­sen nach Bewer­ber­an­zahl. Die Erstel­lung der Sta­tis­ti­ken erfolgt aus­schließ­lich zu unter­neh­mens­ei­ge­nen Zwe­cken und anony­mi­siert auf der Grund­la­ge von Arti­kel 6 Abs. 1, Buch­sta­be f DSGVO.

Ins­ge­samt haben wir im Recrui­t­ing bis­her kei­ne nega­ti­ven Ver­än­de­run­gen fest­stel­len kön­nen, im Gegen­teil. Unser sen­si­bi­li­sier­ter Umgang mit der The­ma­tik wird von den Bewer­bern posi­tiv emp­fun­den und beur­teilt. Dadurch, dass wir stan­dar­di­sier­te Pro­zes­se eta­bliert haben, fällt es uns inzwi­schen leicht, die DSGVO im Tages­ge­schäft umzu­set­zen.

DSGVO bei proJob insgesamt

Bei einer Gesamt­be­trach­tung unse­res Unter­neh­mens haben sich durch die DSGVO ver­schie­de­ne Ver­än­de­run­gen erge­ben. Dies ist sicher­lich einer guten Sen­si­bi­li­sie­rung für die The­ma­tik zu ver­dan­ken, auf­grund derer wir unse­re tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Maß­nah­men fort­lau­fend kon­trol­lie­ren und bei Bedarf wei­ter opti­mie­ren.

Da sich pro­Job als agi­les und dyna­mi­sches Unter­neh­men kon­ti­nu­ier­lich wei­ter­ent­wi­ckelt und neue Pro­zes­se und Sys­te­me ein­führt, ist es unab­ding­bar, die­se immer auf ihre DSGVO-Kon­for­mi­tät hin zu prü­fen, das Ver­zeich­nis der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten zu erwei­tern und mög­li­cher­wei­se mit Dienst­leis­tern Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trä­ge abzu­schlie­ßen.

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