Verliert Höflichkeit durch die DSGVO an Stellenwert?

Wer kennt das fol­gen­de Sze­na­rio nicht? Sie haben Geburts­tag und es errei­chen Sie vie­le Gra­tu­la­tio­nen auf den unter­schied­lichs­ten Wegen. Nicht nur aus Ihrem pri­va­ten Umfeld, son­dern häu­fig auch von Geschäfts­kon­tak­ten. Die Band­brei­te der Gra­tu­la­ti­ons­we­ge ist groß: per Text- oder Sprach­nach­richt in WhatApp, per E-Mail oder SMS, per Face­book, Xing und über ande­re sozia­le Medi­en oder gar per Post oder als Anruf. Zusätz­lich erhal­ten Sie diver­se Glück­wunschmails von ver­schie­de­nen Unter­neh­men, in denen in der Regel locken­de Geburts­tags­ra­bat­te ent­hal­ten sind.

Wer Geburts­tag hat, konn­te sich bis­her der Auf­merk­sam­keit ande­rer sicher sein — unab­hän­gig davon, ob dies aus­drück­lich gewünscht war oder nicht. Dies wird sich durch die DSGVO vor­aus­sicht­lich ändern.

Woher nehmen Gratulanten die Geburtstagsinformation?

In Ihrem pri­va­ten Umkreis wird es kein Geheim­nis sein, wann Sie Geburts­tag haben. Gera­de im Freun­des- und enge­ren Bekann­ten­kreis ist die gegen­sei­ti­ge Geburts­tags­gra­tu­la­ti­on eine Selbst­ver­ständ­lich­keit. Dies wird sich auch durch die DSGVO nicht ändern. Auch wenn es natür­lich nicht aus­zu­schlie­ßen ist, dass der ein oder ande­re Ihren Geburts­tag ver­gisst und Ihnen ver­spä­tet gra­tu­liert.

Inter­es­san­ter sind die Fra­gen, a) woher Ihre Geschäfts­kon­tak­te sowie die ver­schie­de­nen Unter­neh­men die­se Infor­ma­ti­on neh­men und b) ob sie die­se im Rah­men der DSGVO zum Zwe­cke der Gra­tu­la­ti­on nut­zen dür­fen?

Woher die Infor­ma­ti­on stammt, ist grund­sätz­lich nicht schwer zu beant­wor­ten. Haben Sie viel­leicht einen News­let­ter abon­niert, besit­zen Sie eine Kun­den­kar­te, haben Sie wäh­rend einer Online-Bestel­lung Ihr Geburts­da­tum ange­ge­ben oder haben Sie Ihr Geburts­da­tum in Xing öffent­lich sicht­bar frei­ge­ge­ben? Dann ist dies die Ant­wort auf die Ursprungs­fra­ge a).

Ist die Nutzung des Geburtsdatums zu Gratulationszwecken in Anbetracht der DSGVO legitim?

Die Ant­wort ist zunächst NEIN! Es sei denn, Sie haben expli­zit Ihre Ein­wil­li­gung dazu gege­ben. Wie bereits im letz­ten Blog­bei­trag zur DSGVO erwähnt, gilt näm­lich ein Ver­bot mit Erlaub­nis­vor­be­halt. Art. 5 der DSGVO beschreibt die Grund­sät­ze für die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten. Dar­in wird neben einer Zweck­bin­dung auch eine Daten­mi­ni­mie­rung vor­ge­se­hen. Dies bedeu­tet, dass per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten nur für fest­ge­leg­te und ein­deu­ti­ge Zwe­cke nur im not­wen­di­gen Umfang erho­ben und ver­wen­det wer­den dür­fen. Die DSGVO sieht also eine Zweck­bin­dung vor. Geben Sie Ihr Geburts­da­tum zur Abwick­lung eines Ver­tra­ges an, weil Sie zum Bei­spiel Ihre Voll­jäh­rig­keit nach­wei­sen müs­sen, ist damit nicht gerecht­fer­tigt, dass Ihnen der Händ­ler auch zum Geburts­tag gra­tu­liert. In die­sem Fal­le läge eine Zweckent­bin­dung vor, weil der Händ­ler Ihr Geburts­da­tum zu einem ande­ren Zweck ver­ar­bei­ten wür­de als es ursprüng­lich vor­ge­se­hen war. Bedingt durch die DSGVO ist dazu in Zukunft eine aus­drück­li­che Ein­wil­li­gung Ihrer­seits not­wen­dig. Sie müs­sen zukünf­tig zustim­men, dass Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zum Zwe­cke der Gra­tu­la­ti­on genutzt wer­den dür­fen.

Wie sieht es mit weiteren Anlässen zur Gratulation aus?

Die Gra­tu­la­ti­on zu Jubi­lä­en, Hoch­zeits­ta­gen und ähn­li­chen Anläs­sen erfor­dert, eben­so wie die Geburts­tags­gra­tu­la­ti­on, die Ein­wil­li­gung der betrof­fe­nen Per­son. Dies mag zunächst bizarr klin­gen, wird jedoch im Rah­men der DSGVO Rea­li­tät. Was bedeu­tet das nun für Sie? Bes­ten­falls las­sen Sie sich durch eine Ein­ver­ständ­nis­er­klä­rung die Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zu Gra­tu­la­ti­ons­zwe­cken frei­ge­ben. Zuge­ge­be­ner­ma­ßen klingt eine Fra­ge á la: „Darf ich Ihnen zum Geburts­tag gra­tu­lie­ren?“ nicht beson­ders ele­gant, aber Sie soll­ten beden­ken, dass wenn Ihnen jemand einen Ver­stoß gegen die Daten­schutz­grund­ver­ord­nung anhef­ten möch­te die Gra­tu­la­ti­on ohne expli­zi­te Ein­wil­li­gung ein denk­ba­res Ein­falls­tor ist.

Gibt es ein Gewohnheitsrecht hinsichtlich Gratulationen oder Weihnachts-/Ostergrüßen?

Das Argu­ment, dass bis­her jähr­lich Gra­tu­la­tio­nen aus­ge­spro­chen oder Weih­nachts- bzw. Oster­grü­ße ver­schickt wur­den, ist im Sin­ne der DSGVO kein Legi­tim­ia­ti­ons­grund für die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten. Eine geschäft­li­che E-Mail-Adres­se gilt übri­gens auch als per­so­nen­be­zo­ge­nes Datum, sodass eine Gruß- bzw. Gra­tu­la­ti­ons­mail an eine geschäft­li­che E-Mail-Adres­se eben­falls ohne Ein­wil­li­gung des Betrof­fe­nen zu unter­las­sen ist. Bedau­er­li­cher­wei­se grei­fen in die­sen Fäl­len weder die Argu­men­ta­ti­on der Kun­den­bin­dung noch die des Bezie­hungs­ma­nage­ments. Sie erin­nern sich viel­leicht an die Auf­lis­tung der Legi­ti­ma­ti­ons­grün­de für die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten, auf die wir in unse­rem letz­ten Bei­trag zur DSGVO (https://www.projob.de/news/noch-sechs-wochen-bis-zur-dsgvo/) auf­merk­sam gemacht haben. Die­se sind in Art. 6 Absatz 1 DSGVO ent­hal­ten. Nach ver­brei­te­ter Mei­nung sind Gra­tu­la­tio­nen und Fest­tags­grü­ße nicht als berech­tig­tes Inter­es­se im Sin­ne des Art. 6 Abs. 1 Buch­sta­be f zu wer­ten.

Was bedeutet das konkret für das Kunden- bzw. Beziehungsmanagement?

Am bes­ten über­le­gen Sie sich, wel­che Bedeu­tung Sie Gra­tu­la­tio­nen oder Fest­tags­grü­ßen bei­mes­sen und ob Sie in Zukunft dar­auf ver­zich­ten kön­nen und möch­ten. Wenn Sie dies ver­nei­nen, soll­ten Sie sich Gedan­ken dar­über machen, wie Sie sich die Ein­wil­li­gung am ele­gan­tes­ten ein­ho­len. Natür­lich wer­den Sie auch Geschäfts­kon­tak­te haben, mit denen Sie ein nahe­zu freund­schaft­li­ches Ver­hält­nis pfle­gen, in die­sem Fall ist die Wahr­schein­lich­keit, dass Ihnen die betrof­fe­ne Per­son etwas Böses will, zwar äußerst gering, den­noch soll­ten Sie viel­leicht nach­fra­gen, wie die betrof­fe­ne Per­son die Geburts­tags­grü­ße emp­fin­det und ob dies nach wie vor gewünscht ist. Offe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und Trans­pa­renz sind hier die Schlag­wor­te.

Welche Meinung vertreten Sie hinsichtlich Gratulationen und Festtagsgrüßen?

Glau­ben Sie, dass das Ver­bot mit Erlaub­nis­vor­be­halt das Ende der Höf­lich­keit bedeu­tet? Hin­ter­las­sen Sie uns dazu ger­ne einen Kom­men­tar. Wir sind gespannt, was Sie dar­über den­ken.

Herz­li­che Grü­ße,

Ihr pro­Job Team

PS: Abschlie­ßend möch­te ich Sie dar­auf hin­wei­sen, dass unse­re Bei­trä­ge zur DSGVO weder eine indi­vi­du­el­le Rechts­be­ra­tung erset­zen kön­nen noch sol­len. Unse­re Bei­trä­ge basie­ren zwar auf unse­rer inten­si­ven Aus­ein­an­der­set­zung mit dem The­ma, den­noch ent­hal­ten sie kei­ne recht­lich ver­bind­li­chen Infor­ma­tio­nen.

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