Mitarbeitergespräche wie ein Profi

Eine proJob Case Study

Ausgangssituation

Im Rahmen diverser Führungskräfte-Workshops wurde deutlich, dass ein Bedarf an regelmäßigen Mitarbeiterjahres- und Zielvereinbarungsgesprächen besteht. Bisher wurden nur gelegentlich und vereinzelt mit Mitarbeitern in einigen Abteilungen Gespräche geführt.

Die Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche sollten den laufenden arbeitsbezogenen Dialog zwischen Mitarbeitern und Führungskräften in einer strukturierten Form gewährleisten.

Ziele

Arbeitsabläufe analysieren und optimieren auf Basis des Instruments
Eigenverantwortung und das Engagement der Mitarbeiter stärken
Entwicklung des Unternehmens und der einzelnen Mitarbeiter fördern

Die Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche tragen damit im Rahmen eines zeitgemäßen Führungskonzepts zur Vermittlung der Interessen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern bei und dienen sowohl unserem Kunden als auch dem einzelnen Mitarbeiter.

Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit zwischen DERTICKETSERVICE KT (DTS) GmbH und proJob bei verschiedenen anderen Projekten wurden wir beauftragt, ein den Anforderungen von DTS angemessenes Konzept zu entwickeln.

Die Mitarbeiterjahres- bzw. Zielvereinbarungsgespräche sollten einen Jahresrhythmus haben und erstmals im Folgejahr nach der Auftragserteilung geführt werden.

Eine der Zielsetzungen für die Entwicklung und Einführung der Mitarbeiterjahres- bzw. Zielvereinbarungsgespräche war es, eine möglichst große Akzeptanz bei den Mitarbeitern und den Führungskräften mit diesem klassischen Führungs- und Personalentwicklungsinstrument zu erzielen.

Ebenfalls war es die Intention aller Beteiligten, zunächst eine Version mit möglichst verständlichem Aufbau und einfach zu bewertenden Aspekten zu entwickeln.

Erstgespräch & Briefing zur Mitarbeiterbefragung

Methode / Vorgehen

Es wurde eine Arbeitsgruppe initiiert, bestehend aus interessierten Führungskräften einzelner Bereiche, die in Folge von uns geleitet wurde.

Als Basis für die Entwicklung der Mitarbeiterjahres- und Zielvereinbarungsgespräche konnten Vorlagen aus diversen anderen von uns bereits unterstützten Projekten dienen. Darüber hinaus wurden aktuelle und umfangreiche Benchmark-Ergebnisse recherchiert, die in diversen Sitzungen der Arbeitsgruppe diskutiert und in die Entwicklung eingebunden wurden. Die erarbeiteten Entwürfe wurden anschließend den Standards DTS hinsichtlich Unternehmenssprache und ‑kultur angepasst und optimiert.

Wie in fast allen Fällen üblich, soll das Mitarbeiterjahresgespräch an das Zielvereinbarungsgespräch gekoppelt werden. Nur so können die aus dem Mitarbeiterjahresgespräch gewonnenen Erkenntnisse auch in die zukünftige

Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Führungskraft eingehen und klare Absprachen erfolgen.

Recht früh wurde auch der Betriebsrat miteingebunden. Es fanden mehrere Besprechungsrunden (auch mit der Geschäftsleitung) statt, die von uns unterstützt wurden. Die daraufhin erstellte Betriebsvereinbarung wurde ebenfalls von proJob mitentwickelt.

Abschließend wurden die fertig erarbeiteten Dokumente (Formulare, Leitfaden, Betriebsvereinbarung etc.) den Führungskräften im Rahmen eines Führungskräfte-Workshops vorgestellt und vertieft. Es folgten eine interne Mail und eine Betriebsversammlung zur Information aller Mitarbeiter bei DTS. Darüber hinaus führte jede Führungskraft ein jeweiliges Abteilungsmeeting durch, in dem offene Fragen geklärt wurden und Hintergrundinformationen gegeben worden konnten.

Ergebnis

Die Mitarbeiterjahresgespräche wurden, wie geplant, alle im ersten Quartal des Folgejahrs durchgeführt und verliefen reibungslos.

Im Rahmen der Mitarbeiterjahresgespräche wurden mit jedem Mitarbeiter eigene Ziele vereinbart und die Zielerreichung terminiert.

Die Rückmeldung der Mitarbeiter fiel durchweg positiv aus. Vor allem die durch die Mitarbeiterjahresgespräche gewonnene Transparenz über den eigenen Leistungsstand, die Förderung von Personalentwicklungsmaßnahmen sowie die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter führte zur allgemeinen Zufriedenheit.

Für die Nachhaltigkeit des Instruments wird es wichtig sein, diese erste Version weiterzuentwickeln und ggf. Korrekturen bzw. Ergänzungen durchzuführen.

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