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Case Study: Verbesserung der internen Kommunikation

Auftraggeber:

Mit­tel­ständis­ch­er Betrieb aus dem Bere­ich Abfal­lver­w­er­tung

Ausgangssituation

Ein­er unser­er Kun­den, ein mit­tel­ständi­ger Betrieb aus dem Bere­ich Abfal­lver­w­er­tung, hat uns gebeten, die interne Kom­mu­nika­tion im Unternehmen zu evaluieren und Maß­nah­men zur Verbesserung einzuleit­en. Die Per­son­al­abteilung plante schon seit län­gerem, sich diesem The­ma inten­siv­er zu wid­men. Auf­grund eines anlaufend­en Leit­bild-Entwick­lungs-Prozess­es haben sich dann Verknüp­fun­gen ergeben.

Ziele

Mit dem Pro­jekt „Verbesserung der inter­nen Kom­mu­nika­tion“ wollte die Per­son­al­abteilung des Unternehmens darüber hin­aus Antworten auf fol­gende Fra­gen find­en:

  • Wie wird das Unternehmen als Arbeit­ge­ber wahrgenom­men? 
  • Wie wer­den die vorhan­den Arbeits­be­din­gun­gen bew­ertet? 
  • Wie wer­den die beste­hen­den Sozialleis­tun­gen und son­sti­gen Ange­bote beurteilt? 
  • Welche Bedürfnisse, Wün­sche bzw. Hoff­nun­gen haben die Mitar­beit­er?

Im Ver­lauf des Pro­jek­tes haben sich fol­gende Hand­lungs­felder zur Verbesserung der inter­nen Kom­mu­nika­tion ergeben:

  • Opti­mierung de
  • Zusam­me­nar­beit auf hor­i­zon­taler Ebene
  • Infor­ma­tions­fluss hor­i­zon­tal
  • Infor­ma­tions­fluss Top-Down/ Bot­tom-up
  • Kom­mu­nika­tion Führungskräfte
  • Fehlende Spiel­regeln der Kom­mu­nika­tion
  • Verbesserung Kom­mu­nika­tion­sin­fra­struk­tur

Methode/Vorgehen

Um her­auszufind­en, wie die interne Kom­mu­nika­tion in dem Unternehmen funk­tion­iert, starteten wir zunächst eine Mitar­beit­er­be­fra­gung anhand eines Frage­bo­gens, in Abstim­mung mit allen rel­e­van­ten Mitbes­tim­mung­sor­ga­nen (vor allem Betrieb­srat). Außer­dem führten wir Inter­views mit einzel­nen Führungskräften. Auch in Rundgän­gen durch das Unternehmen kon­nten wir in zahlre­ichen Gesprächen mit Mitar­beit­ern wichtige Ein­drücke gewin­nen. Wir haben das The­ma „interne Kom­mu­nika­tion“ zudem auf Betrieb­sver­samm­lun­gen und Mitar­beit­er­festen vertreten und vorgestellt.

Zur Bear­beitung des The­mas „interne Kom­mu­nika­tion“ wurde ein Arbeit­skreis gebildet, dessen Tätigkeit­en wir als Pro­jek­tleitung begleit­eten. Die Teil­nehmer des wur­den bewusst aus ver­schiede­nen Bere­ichen des Unternehmens aus­gewählt. Wir waren zuständig für die Koor­di­na­tion und Kom­mu­nika­tion des Arbeit­skreis­es. 

Nach der Beendi­gung der Frage­bo­ge­nak­tion, kon­nte der Arbeit­skreis anhand der Ergeb­nisse sin­nvolle Maß­nah­men entwick­eln. Dazu zählten unter anderem die Ein­führung des Intranets, die Opti­mierung der Schaukästen bzgl. Bestück­ung und Ein­heitlichkeit sowie die Erar­beitung von Kom­mu­nika­tion­sregeln. Zur Umset­zung dieser Maß­nah­men wur­den inner­halb des Arbeit­skreis­es kleine Unter­grup­pen gebildet, die Paten­schaften für bes­timmte The­men über­nom­men haben. In Abstim­mung mit der Geschäft­sleitung und der Per­son­al­abteilung wur­den diese dann nach und nach umge­set­zt.

Ergebnis und Ausblick:

Die Umset­zung aller Maß­nah­men wird nicht zu einem bes­timmten Zeit­punkt abrupt been­det sein. Vielmehr sollte wird die Verbesserung der inter­nen Kom­mu­nika­tion als fort­laufend­en Verän­derung­sprozess betra­chtet, in dem immer wieder neue Wege der Kom­mu­nika­tion sowie eine bessere Grund­stim­mung im Unternehmen geschaf­fen wer­den. 

Ins­ge­samt kon­nten wir eine gute Grund­lage dafür schaf­fen, den Aus­tausch der Mitar­beit­er untere­inan­der anzure­gen und das Unternehmen­skli­ma ins­ge­samt zu verbessern. Die Mitar­beit­er haben gezeigt, dass sie motiviert und bere­it sind, etwas zu verän­dern. Für die Umset­zun­gen zeigten wir Ihnen Mit­tel und Wege auf, so dass das Unternehmen sich nun auf einem guten Weg befind­et.

Der Arbeit­skreis wird fort­laufend beste­hen und sich in regelmäßi­gen Abstän­den tre­f­fen, um die Ein­hal­tung der Maß­nah­men zu über­prüfen sowie neue Maß­nah­men und Vorschläge umset­zen zu kön­nen. 

Zudem wird die Mitar­beit­er­be­fra­gung in regelmäßi­gen Zeitab­stän­den wieder­holt um die Wirkung der Maß­nah­men zu über­prüfen und eine dauer­hafte Verän­derung zu gewährleis­ten.

 

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