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Verbesserung der internen Kommunikation

Auftraggeber:

Mittelständischer Betrieb aus dem Bereich Abfallverwertung

Ausgangssituation

Einer unserer Kunden, ein mittelständiger Betrieb aus dem Bereich Abfallverwertung, hat uns gebeten, die interne Kommunikation im Unternehmen zu evaluieren und Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten. Die Personalabteilung plante schon seit längerem, sich diesem Thema intensiver zu widmen. Aufgrund eines anlaufenden Leitbild-Entwicklungs-Prozesses haben sich dann Verknüpfungen ergeben.

Ziele

Mit dem Projekt „Verbesserung der internen Kommunikation“ wollte die Personalabteilung des Unternehmens darüber hinaus Antworten auf folgende Fragen finden:

  • Wie wird das Unternehmen als Arbeitgeber wahrgenommen? 
  • Wie werden die vorhanden Arbeitsbedingungen bewertet? 
  • Wie werden die bestehenden Sozialleistungen und sonstigen Angebote beurteilt? 
  • Welche Bedürfnisse, Wünsche bzw. Hoffnungen haben die Mitarbeiter?

Im Verlauf des Projektes haben sich folgende Handlungsfelder zur Verbesserung der internen Kommunikation ergeben:

  • Optimierung de
  • Zusammenarbeit auf horizontaler Ebene
  • Informationsfluss horizontal
  • Informationsfluss Top-Down/ Bottom-up
  • Kommunikation Führungskräfte
  • Fehlende Spielregeln der Kommunikation
  • Verbesserung Kommunikationsinfrastruktur

Methoden und Vorgehen:

Um herauszufinden, wie die interne Kommunikation in dem Unternehmen funktioniert, starteten wir zunächst eine Mitarbeiterbefragung anhand eines Fragebogens, in Abstimmung mit allen relevanten Mitbestimmungsorganen (vor allem Betriebsrat). Außerdem führten wir Interviews mit einzelnen Führungskräften. Auch in Rundgängen durch das Unternehmen konnten wir in zahlreichen Gesprächen mit Mitarbeitern wichtige Eindrücke gewinnen. Wir haben das Thema „interne Kommunikation“ zudem auf Betriebsversammlungen und Mitarbeiterfesten vertreten und vorgestellt.

Zur Bearbeitung des Themas „interne Kommunikation“ wurde ein Arbeitskreis gebildet, dessen Tätigkeiten wir als Projektleitung begleiteten. Die Teilnehmer des wurden bewusst aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens ausgewählt. Wir waren zuständig für die Koordination und Kommunikation des Arbeitskreises. 

Nach der Beendigung der Fragebogenaktion, konnte der Arbeitskreis anhand der Ergebnisse sinnvolle Maßnahmen entwickeln. Dazu zählten unter anderem die Einführung des Intranets, die Optimierung der Schaukästen bzgl. Bestückung und Einheitlichkeit sowie die Erarbeitung von Kommunikationsregeln. Zur Umsetzung dieser Maßnahmen wurden innerhalb des Arbeitskreises kleine Untergruppen gebildet, die Patenschaften für bestimmte Themen übernommen haben. In Abstimmung mit der Geschäftsleitung und der Personalabteilung wurden diese dann nach und nach umgesetzt.

Ergebnis und Ausblick:

Die Umsetzung aller Maßnahmen wird nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt abrupt beendet sein. Vielmehr sollte wird die Verbesserung der internen Kommunikation als fortlaufenden Veränderungsprozess betrachtet, in dem immer wieder neue Wege der Kommunikation sowie eine bessere Grundstimmung im Unternehmen geschaffen werden. 

Insgesamt konnten wir eine gute Grundlage dafür schaffen, den Austausch der Mitarbeiter untereinander anzuregen und das Unternehmensklima insgesamt zu verbessern. Die Mitarbeiter haben gezeigt, dass sie motiviert und bereit sind, etwas zu verändern. Für die Umsetzungen zeigten wir Ihnen Mittel und Wege auf, so dass das Unternehmen sich nun auf einem guten Weg befindet.

Der Arbeitskreis wird fortlaufend bestehen und sich in regelmäßigen Abständen treffen, um die Einhaltung der Maßnahmen zu überprüfen sowie neue Maßnahmen und Vorschläge umsetzen zu können. 

Zudem wird die Mitarbeiterbefragung in regelmäßigen Zeitabständen wiederholt um die Wirkung der Maßnahmen zu überprüfen und eine dauerhafte Veränderung zu gewährleisten.

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