Zeitmanagement im Arbeitsalltag

Jeder kennts: Wir haben zu viele Aufgaben und der Zeitpunkt, an dem wir mit bestimmten Projekten fertig sein müssen, rückt näher. Um diesen Zeitdruck gewachsen zu sein und damit besser zurecht zu kommen, haben wir fünf Tipps für ein perfektes Zeitmanagement am Arbeitsplatz zusammengefasst.

1# Tipp: Legen Sie sich eine To-do-Liste an

Notieren Sie sich alle Aufgaben, welche in der nächsten Zeit anstehen. Mit einer To-do-Liste haben Sie eine gute Übersicht über alle anstehenden Aufgaben, welche Sie anschließend nach und nach abarbeiten können. Für ein erfolgreiches Zeitmanagement notieren Sie sich neben der Aufgabe auch die benötigte Zeit, hier gilt planen Sie ruhig einen Puffer ein, um am Ende nicht unter Zeitdruck zu geraten. Zum Aufschreiben können Sie einfach ein Notizblock benutzten oder Sie verwenden eines der vielen kostenfreien Online-Tools (Asana, Outlook oder Teams), auf das Sie von überall aus Zugriff haben.

2# Tipp: Prioritäten setzen sind im Zeitmanagement das A&O

Auch wenn es manchmal schwerfällt, es können nicht alle Aufgaben am selben Tag erledigt werden. Prioritäten setzen ist daher sehr wichtig. Priorisieren Sie am besten all Ihre Aufgabe nach der ABCD Methode. Die Aufgaben, welche die höchste Priorität haben kennzeichnen Sie dabei mit einem A, die mit der niedrigsten Priorität mit einem C. Falls nach dem Priorisieren noch Aufgaben hinzukommen, können Sie diese auch mit A1 oder A2 markieren.

3# Tipp: Ablenkungen ausschalten

Wer kennt es nicht: Man sitzt an einem wichtigen Projekt, was noch heute fertig werden muss. Ständig klingelt das Telefon, im Postfach fliegen immer wieder neue Mails ein und Ihre Kollegen bitten Sie um Hilfe oder erzählen von ihren Erlebnissen vom Wochenende. Durch diese Ablenkungen können Sie sich nicht zu 100% auf Ihre Arbeit konzentrieren, dass führt am Ende wohlmöglich zu Stress, Überstunden und natürlich einem Ungleichgewicht Ihres Zeitmanagements. Versuchen Sie sich von all den Ablenkungen fernzuhalten, indem Sie zum Beispiel einen Kollegen oder eine Kollegin darum bitten das Telefon zu übernehmen. Sie können zudem Fokus-Zeiten in Ihrem Kalender eintragen, in denen Sie nicht gestört werden möchten. Auch wenn es vielen Menschen schwer fällt etwas abzulehnen, sagen Sie auch mal Nein, wenn Ihr Zeitplan dadurch nicht eingehalten werden kann.

4# Tipp: Geben Sie Aufgaben ab

Versuchen Sie nach Hilfe zu fragen, wenn Sie merken, dass Sie mit Ihren Projekten nicht rechtzeitig fertig werden und dies somit Ihr Zeitmanagement gefährdet. Größere Aufgaben können Sie dabei am besten zusammen bearbeiten, kleinere geben Sie am besten ab. Das Abgeben von Aufgaben hilft Ihnen sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und dem Ziel schnell näher zu kommen.

5# Tipp: Pausen sind wichtig – Eine goldene Regel im Zeitmanagement

Viele neigen dazu den kompletten Tag durchzuarbeiten und vor lauter Arbeit die Pausen zu vergessen, dabei braucht unser Kopf und unser Körper auch mal eine Ruhephase. Wenn Sie keine Pausen machen, lässt Ihre Konzentration nach und es passieren schneller Fehler, welche Sie im schlimmsten Fall sehr viel Zeit kosten. Machen Sie daher regelmäßig Pausen, in denen Sie einen Kaffee holen oder auch mal vor die Tür gehen.