Teamwork

Mitarbeiter (m/w/d) Officemanagement & Projektassistenz 

Mitarbeiter (m/w/d) Officemanagement & Projektassistenz 

  • Vollzeit
  • Köln

Als professionelle und etablierte, aber auch stets agile Personal- und Unternehmensberatung liegt unser Kernbereich in den Feldern Recruiting und Development. Persönlich, verbindlich und praxisnah überzeugen wir namhafte Unternehmen sowie Fach- und Führungskräfte seit 1994 mit unseren individuellen Beratungsleistungen.

Im Rahmen unserer Unternehmensentwicklung und zur Verstärkung unseres Teams suchen wir, als stetigen Begleiter unserer Transformationen, im attraktiven und verkehrsgünstigen Kölner Mediapark zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (m/w/d) Officemanagement & Projektassistenz.

 IHRE AUFGABEN

  • In dieser Position sind Sie die Verbindung zwischen der Geschäftsführung und unseren Beratungsteams und sorgen für einen reibungslosen Büroablauf.
  • In der Rolle des Gastgebers empfangen und bewirten Sie unsere Kunden, Geschäftspartner und Gäste (Bewerber /Coachees).
  • Als Organisationstalent liegt die gesamte Büroorganisation- und administration in Ihrer Verantwortung. Darunter fallen die folgenden Aufgaben:
    • Die Postbearbeitung, darunter die Eingangs- und Ausgangspost, sowie Paket- und Kuriersendungen.
    • Sie sind für die Kontrolle der Ein- und Ausgangsrechnungen sowie vorbereitende buchhalterische Tätigkeiten zuständig.
    • Als erste Anlaufstelle übernehmen Sie die Korrespondenz, schriftlich sowie telefonisch mit Kunden und Dienstleistern und sorgen für eine reibungslose Terminkoordination.
    • Sie sind zuständig für die Eingabe von Bewerber-/Kundendaten und pflegen die Daten unseres CRM-Systems.
    • Sie organisieren und planen Dienstreisen sowie Veranstaltungen inklusive der Suche und Buchung der Veranstaltungsorte.
    • Mit Ihrer Hands-on-Mentalität unterstützen Sie die Geschäftsführung und Beratungsteams in Projekten und Sonderaufgaben.
    • Sie stehen als erster Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema Soft- und Hardware, IT-Infrastruktur sowie Prozessabläufe zur Verfügung und lösen diese in Zusammenarbeit mit unserem externen EDV-Dienstleister.
    • Sie sorgen zudem dafür, dass die Kommunikations-Infrastruktur (Internet / Telefonie / Rechner etc.) im Office und Homeoffice fehlerfrei funktioniert.

IHR PROFIL  

  • Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem dienstleistungsorientierten Umfeld.
  • Sie überzeugen durch eine eigenständige und proaktive Arbeitsweise mit Blick für das Detail, Engagement, Flexibilität sowie eine hohe Serviceorientierung.
  • Sie erkennen schnell Zusammenhänge, sind ein Organisationstalent und bewahren auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick.
  • Sie sind eine aufgeschlossene Persönlichkeit, tragen das Gastgeber-Gen in sich, haben gute kommunikative Fähigkeiten und arbeiten gerne in einem kleinen motivierten Team.
  • Sie haben Freude an einer selbständigen Arbeitsweise und besitzen ein hohes Interesse daran, Strukturen bzw. Prozesse zu optimieren.
  • Darüber hinaus beherrschen Sie die Anwendungen des MS-Office-Pakets sicher und haben generell eine hohe Affinität für Personal- und Digitalisierungsthemen.

DAS ANGEBOT

  • Eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Aufgabe und die Möglichkeit, mitzuwirken (in unbefristeter Festanstellung)
  • Vielfältige Mitarbeit an internen Projekten und Aufgaben
  • Kollegiale Unternehmenskultur, flache Hierarchien & kurze Entscheidungswege
  • Zentraler Standort, modernes Office sowie eine gute Verkehrsanbindung
  • Vertrauensarbeitszeit, mobiles Arbeiten grundsätzlich möglich
  • Einen Laptop und Arbeitshandy zur Ausstattung des mobilen Arbeitens
  • Jobticket oder Parkplatz und eine Sachbezugskarte
  • Attraktive Firmenevents

Konnten wir Ihr Interesse wecken? Dann freuen wir uns auf die Zusendung Ihrer vollständigen Online-Bewerbung mit Angabe des Gehaltswunsches, einer Information, wo Sie auf unsere Position aufmerksam geworden sind und des möglichen Eintrittsdatums. Die Beachtung von Sperrvermerken und uneingeschränkte Diskretion im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung sind selbstverständlich.

Um sich für diesen Job zu bewerben, sende deine Unterlagen per E-Mail an boutari@projob.de